Anwaltskanzlei LIVA, Neumarkt 16-18/ Aufgang E, 04109 Leipzig +49 (0) 341 / 231 08 35

Die Bewertung der privaten Pkw-Nutzung durch Fahrtenbuch

Posted on Apr 19, 2017 by Rechtsanwalt Andreas Liva

Die Fahrtenbuchmethode zur Bewertung der privaten Nutzung betrieblicher Kraftfahrzeuge und die Anforderungen an die Führung eines ordnungsgemäße Fahrtenbuches

 

Im Beitrag vom 13.02.2017 wurde die für die Besteuerung der privaten Nutzung betrieblicher Fahrzeuge relevante 1-Prozent-Regelung erläutert. Zur Erinnerung: der Gesetzgeber unterstellt, dass Fahrzeuge eines Betriebsvermögens, die dem Unternehmer oder Angestellten zur Nutzung zur Verfügung stehen, in der Regel nicht zu 100 % betrieblich bzw. geschäftlich genutzt werden, sondern eben auch zu einem gewissen Anteil für privat veranlasste Fahrten benutzt werden. Der private Nutzungsanteil ist für die Zwecke der Einkommensbesteuerung zu bewerten und erhöht entweder als Privatentnahme den Gewinn des Unternehmers oder ist als Sachleistung für Angestellte mit dem geldwerten Vorteil dem Lohnsteuerabzug zu unterwerfen.

 

Grundsatz 1-Prozent-Regel ...

 

Die Bewertung dieses privaten Nutzungsanteils nach der 1-Prozent-Regelung ist sozusagen die vom Gesetz als Pauschalierung vorgesehene Grundregel.

 

Ausnahme Fahrtenbuch ...

 

Nur bei Einhaltung bestimmter formaler und inhaltlicher Anforderungen können Steuerpflichtige davon abweichen. Das Gesetz formuliert für Unternehmer in § 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 3 EStG wie folgt: „Die private Nutzung kann abweichend von Satz 2 (Anmerkung: 1-Prozent-Regelung) mit den auf die Privatfahrten entfallenden Aufwendungen angesetzt werden, wenn die für das Kraftfahrzeug insgesamt entstehenden Aufwendungen durch Belege und das Verhältnis der privaten zu den übrigen Fahrten durch ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nachgewiesen werden“. Mit einem ähnlichen Wortlaut gilt dies auch für Angestellte, wobei dort weitergehend differenziert wird zwischen dem Verhältnis der privaten Fahrten, den Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte, Dienstfahrten und den übrigen Fahrten, vergleiche § 8 Abs. 2 Satz 4 EStG.

 

In der Regel bezweckt der Steuerpflichtige bei Anwendung der Fahrtenbuchmethode eine Verringerung der Steuerlast; insbesondere wenn die Anschaffungskosten unter Listenpreis lagen (zum Beispiel Gebrauchtfahrzeug) oder der private Nutzungsanteil sehr gering ist, ist die Ermittlung des privaten Nutzungsanteils durch Aufteilung der tatsächlichen Kosten anhand des Nutzungsverhältnisses erstrebenswert.

 

verbunden mit erhöhtem Aufwand und Nachweispflichten ...

 

Zu beachten ist jedoch, dass – wie für jede steuermindernde Tatsache – die Steuerpflichtigen selbst die Darlegungs- und Beweislast tragen. Scheitert der Einzelnachweis nach der Fahrtenbuchmethode, ist die Bewertung des privaten Nutzungsanteils betrieblicher Fahrzeuge zwingend nach der 1-Prozent-Regelung vorzunehmen. Mit anderen Worten: wer gegenüber der gesetzlichen Grundregel steuerlich besser stehen will, bezahlt dies mit erhöhtem Aufwand und Nachweispflichten.

 

Die individuelle Bewertung der privaten Nutzung erfordert sowohl den Nachweis für das Verhältnis der privaten und betrieblichen Fahrten durch ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch, als auch den Nachweis der gesamten Aufwendungen für das Fahrzeug anhand von Belegen.

 

Aufwendungen für das Fahrzeug sind ...

 

Zu den Aufwendungen für das Fahrzeug zählen solche Kosten, die unmittelbar mit dem Halten und dem Betrieb des Fahrzeuges zusammenhängen und sozusagen zwangsläufig oder zumindest typischerweise anfallen. Das sind insbesondere Kosten für Kraftstoffe und andere Betriebsstoffe wie Öle, Haftpflichtversicherung, KFZ-Steuer, AfA, Miete für Garage/Stellplatz, Reparaturkosten, Aufwand für Leasingszahlungen.

 

Exkurs Zuzahlungen durch Angestellte an den Arbeitgeber ...

 

Exkurs: Zu den Aufwendungen für das Fahrzeug zählen nach der Rechtsprechung des BFH auch vom Arbeitnehmer übernommene Kosten (zum Beispiel Zuzahlungen); diese führen deshalb nicht zur Kürzung der gesamten Kfz Aufwendungen und dementsprechend auch nicht zu einer Verringerung des Nutzungswertes auf der Einnahmenseite. Hier liegen in den Zuzahlungen jedoch Erwerbsaufwendungen des Arbeitnehmers, die den geldwerten Vorteil der privaten Nutzung mindern, was spätestens bei der Veranlagung zur Einkommensteuer zu berücksichtigen ist. Die Finanzverwaltung beurteilt die Auswirkung von Zuzahlungen des Arbeitnehmers anders und lässt bei der Ermittlung der Aufwendungen für das Fahrzeug vom Arbeitnehmer selbst getragene Kosten außer Ansatz (siehe R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 Satz 8 LStR (2015)). Inwieweit Zuzahlungen des Arbeitnehmers, die den geldwerten Vorteil der privaten PKW-Nutzung übersteigen als Werbungskosten abzugsfähig sind, war streitig. Nach Auffassung des sächsischen Finanzgerichts ist dies nicht möglich (FG Sachsen 4 K 2256/09, bestätigt in der Revisionsentscheidung BFH, Urteil vom 30.11.2016, VI R 49/14); anders sah dies noch das Finanzgericht Baden-Württemberg, Urteil vom 25.2.2000 14, 5 K 284/13; hier hat jedoch in der Revisionsentscheidung der BFH mit Urteil vom ebenfalls 30.11.2016, VI R 24/14 analog zu der Bestätigung des FG Sachsen den Werbungskostenabzug abgelehnt, soweit Zuzahlungen den geldwerten Vorteil übersteigen). Exkurs Ende

 

Formale Anforderungen an ein Fahrtenbuch…

 

Was das Gesetz mit einem ordnungsgemäßen Fahrtenbuch meint, ist seit BFH Urteil vom 9. 11. 2005 - VI R 27/05 und zahlreicher Folgeentscheidungen weitestgehend geklärt.

 

Ein formal ordnungsgemäßes Fahrtenbuch muss zeitnah und in geschlossener (gebundener Buch-) Form geführt werden und die zu erfassenden Fahrten jeweils einschließlich des an ihrem Ende erreichten Gesamtkilometerstand vollständig und in ihrem fortlaufenden Zusammenhang wiedergeben. Zeitnah bedeutet in der Regel spätestens zwischen Beendigung einer Fahrt und Beginn der nächsten Fahrt; Daher verbietet sich eine Zusammenfassung loser Notizen am Jahresende. Notwendige Angaben müssen sich aus dem Fahrtenbuch selbst ergeben und können nicht in ergänzenden Aufzeichnungen festgehalten werden. Ein handschriftlich geführtes Fahrtenbuch muss darüber hinaus auch lesbar sein.

 

Anhand der äußeren Form müssen nachträgliche Veränderungen ausgeschlossen oder zumindest als solche erkennbar sein; dies gilt auch für elektronisch geführte Fahrtenbücher, für die eine spätere Veränderung programmiertechnisch ausgeschlossen sein oder zumindest dokumentiert werden muss.

 

Inhaltliche Anforderungen an ein Fahrtenbuch ...

 

Inhaltlich fordert die Finanzverwaltung mindestens folgende Angaben: Datum und Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder einzelnen betrieblich/beruflich veranlassten Fahrt, Reiseziel, Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner. Wird ein Umweg gefahren, ist dieser aufzuzeichnen.

 

Gewisse berufsspezifische Erleichterungen gelten für Handelsvertreter, Kurierdienstfahrer, Automatenlieferanten und andere Steuerpflichtige, die regelmäßig aus betrieblichen oder beruflichen Gründen große Strecken mit mehreren unterschiedlichen Reisezielen zurücklegen, sowie für Taxifahrer und Fahrlehrer (näheres hierzu in BMF IV C 6 – S 2177/07/10004, geändert durch BMF v. 15. 11. 2012 (BStBl. I S. 1099)).

 

Die inhaltlichen Anforderungen sind auch durch Steuerpflichtige zu erfüllen, die zur Verschwiegenheit verpflichtet sind; ihnen wird vor dem Hintergrund des Steuergeheimnisses und der darin verankerten Amtsverschwiegenheit keine Erleichterung bei den inhaltlichen Anforderungen an das Fahrtenbuch zugestanden.

 

 

Für Steuerpflichtige empfiehlt sich allgemein von vornherein die Nachweisführung sehr ernst zu nehmen und für eine lückenlose Aufzeichnung aller relevanten Angaben zu sorgen. Ziel sollte schon aus Gründen der Streitvermeidung sein, die Anforderungen der Finanzverwaltung zu erfüllen.

 

Die vorstehenden Ausführungen sind ein allgemeiner Anhaltspunkt dafür, sie ersetzen jedoch keine Beratung für den Einzelfall. Die Ausführungen sind nach dem Rechtsstand Anfang 2017 und unter Einbeziehung der zuletzt maßgeblichen Entscheidungen des BFH vom 30.11.2016 erstellt, sie erheben jedoch nicht den Anspruch auf Vollständigkeit oder jederzeitige Fortschreibung/Anpassung an die Entwicklung von Gesetz und Rechtsprechung.

 

Sie haben einen praktischen Fall aus diesem oder einem anderen steuerrechtlichen Bereich, dann nehmen Sie bitte Kontakt mit uns auf. Wir unterstützen Sie im Streit mit dem Finanzamt.